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同事老张上周差点因为5MB的文件搞砸一笔生意。眼看中午12点会议室就要用的产品方案，他连续三次发邮件给客户都失败——那份带资质扫描件的Word文档足有38MB，学校旧服务器根本传不动。最后拿着U盘狂奔三公里才救场，回来时白衬衫都洇出盐渍。
Word文件容量怎么产生的？
其实咱们天天用的Word藏着不少“存储空间小偷”。我帮老张检查文件时发现，里面20张 Product图片全是从单反导出来的原始JPG，每张都2·多MB。更坑的是之前实习生好心编辑的扫描件，直接把A4纸扫描成了 300dpi 彩色图，5页纸占掉18MB，这些“隐形脂肪”才能让2万字文档瘦身到正常大小不超过5MB。
图太多怎么压缩Word文件？
我先帮老张把文档另存为“减小的PDF”做备选,然后开工处理臃肿的母文件。选中第一张产品图右键选“压缩图片”，取消“仅选中图片”勾选，把分辨率从默认的220dpi调低到打印足够的150dpi,这样3·批量处理完图片体积顿时减到4·原来的六分之一。记得把“勾选删除图片剪裁区域”也打上对勾，省得裁剪过的图片还在偷偷储存原始像素。这些设置做完图片总大小直接砍掉20MB。
文字格式也能偷空间？
图片搞定后文件还剩12MB，这就要杀一杀潜伏的格式“冗余代码”。切换到“文件”标签选“选项”，找到“高级”里的“保存”,勾上删除文档属性中的个人信然后保存选项勾选“嵌入TrueType字体时只-嵌入所需字符”，再用“另存为”功能覆盖原文件，能有效削减隐藏格式带来了文件传输困难。老张当时盯着进度条直咋舌：“19年做的模板居然藏了这么多少mb! ?”
整活儿压缩还有哪些门道？
不过处理历史遗留文档时要注意。如果里面有复杂公式和特殊控件Office2007之前的老版本，降格式另存为兼容你文档版本(点那个小地球图标选择文档Word97 - xx那个要想进一步压缩图片质量再把图片保存至桌面进行文件压缩,确认后在"图片格式"选项最右侧工具。其实做好平时清理才能高枕无忧，建议每周在文档库跑一遍“inspect document”检文件查员能找出很多你意识不到存储空间的"。
后来我教老张给每周存档文档建立了4步铁律:先用“减少文件大小”插件自动过一遍、批量替换高分辨率在原图片路径图片后再重链,然后删除草稿修订历史记录,公司内网传来老张新项目捷报这次带产品手册的提案只用5秒钟附件传输25%的时间。所以各位保存大几百千字的工作报告或学术论文时候，别忘了来看看图片或者直接删掉你的格式“赘肉再存。
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